انبارداری چیست و اهمیت انبارداری در صنایع
یکی از مهمترین بخش‌ها در هر سازمان یا شرکتی، انبار است که بخش بزرگی از دارایی‌های سازمان یا شرکت در آن نگهداری می‌شود. بنابراین لازم است موجودی انبار در محل مناسبی نگه داشته شود. به نحوی که در هنگام نیاز، دسترسی به آن به راحتی امکان‌پذیر باشد. نوع و مقدار مواد موجود در انبار، حداقل و حداکثر موجودی هر کالا و همین‌طور نقطه سفارش مواد باید به طور مستمر، توسط انباردار بررسی شود.
انبارداری فرآیندی سخت و هزینه‌بر است و سازمان‌ها در تلاش هستند که با کاهش این هزینه، کارایی و حاشیه سود شرکت را افزایش دهند. چراکه ناهماهنگی در ورود و خروج کالا، مفقود شدن قطعات، جابجایی یا عدم ثبت صحیح موجودی کالاها مشکلاتی است که ممکن است در برخی از انبارها رخ دهد. این مشکلات باعث ضررات جبران‌ناپذیری به سازمان خواهد شد.
در این مقاله در مورد انبارداری و نقش آن در صنایع مختلف صحبت خواهیم کرد. پس اگر تمایل دارید اطلاعات جامعی در این زمینه به دست آورید، این مقاله از نئو پالت را از دست ندهید.
فهرست محتوا
تعریف انبار و انبارداری
انبار به محلی گفته می‌شود که کالاها، طبق روش خاصی از چیدمان و به طور ایمن در آن نگهداری می‌شوند. هر کالا در انبار، دارای یک کد مخصوص است. نگهداری اقلام در انبار به صورت سازمان‌یافته، منجر به صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌های حمل و بیمه و نیز افزایش بهره‌وری خواهد شد. در کنار ذخیره‌سازی کالا در قفسه‌ها، انبارداری به تولیدکنندگان و بازرگانان این امکان را می‌دهد که اختلافات بین جریان ورودی و خروجی کالاهای خود را کنترل کنند.
حال می‌خواهیم بدانیم کار انبارداری چیست. به طور کلی این کار یک فعالیت پیچیده است که هر مرحله از آن باید مطابق با اصولی انجام شود. این مراحل شامل تحویل کالا، نگهداری ایمن از آن و ارسال به مصرف‌کننده می‌شود. البته گاهی در هنگام ذخیره و نگهداری کالا در انبار، ممکن است بعضی از فرآیندهای انبارداری نقض شوند.
اما اطلاع از اصول انبارداری و اجرای مناسب دستورالعمل‌های مربوطه، باعث ایجاد سهولت در فرآیند ورود (تحویل گرفتن)، نگهداری ایمن و صدور (تحویل دادن) کالا در کمترین زمان و با حداقل نیرو می‌شود. امروزه این فرآیندها را می‌توان به شیوه‌ای آسان، با کمک نرم‌افزارهای حسابداری انجام داد. پیاده‌سازی این نرم‌افزارها، تا حد زیادی از اشتباهات و خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند.
انواع انبار
بسته به فعالیت تجاری یک سازمان، ممکن است در یک سازمان، به یک یا چند نوع انبار نیاز باشد. این انبارها برای نگهداری مواد اولیه، محصولات نیمه آماده و محصولات نهایی مورد استفاده قرار می‌گیرند. انبارها باید با توجه به نوع فعالیت، نیازهای عملیاتی و براساس محدودیت‌ها و پتانسیل خود دسته‌بندی شوند. البته انبارها به شیوه‌های مختلفی طبقه‌بندی می‌شوند. اما بهترین شیوه، طبقه‌بندی بر طبق ویژگی‌های مشترکی است که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد:
- ماهیت محصول: با توجه به نوع و ویژگی محصولات موجود در انبار (قطعات یدکی، مواد کوچک، مواد خراب شدنی، قابلیت اشتعال مواد و غیره) می‌توان آنها را دسته‌بندی کرد.
- ساختمان انبار: انبارها را می‌توان با توجه به نوع ساختمان، به انبارهای بدون سرپوش، ساختمان‌های صنعتی، سردخانه‌ها، زیر زمین‌ها و غیره طبقه‌بندی کرد.
- جریان مواد: در فرایند انبارداری، می‌توان انبارها را بر اساس مورد استفاده آنها برای نگهداری مواد اولیه، محصولات نیمه‌تمام، محصولات نهایی، محصولات آماده توزیع و غیره تقسیم کرد.
- موقعیت مکانی: انبارها می‌توانند منطقه‌ای، مرکزی یا ترانزیتی باشند.
انواع موجودی انبار
در علم انبارداری مدرن، موجودی انبار هم به چند دسته تقسیم می‌شود:
- مواد خام یا مواد اولیه: موادی هستند که مستقیما برای تولید کالا استفاده می‌شود.
- مواد و لوازم مصرفی: مانند کاغذ، خودکار، سوزن منگنه و وسایل بستهبندی که غیرمستقیم در تولید کالا مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- مواد و لوازم در جریان ساخت: تغییراتی روی مواد اولیه آنها انجام شده ولی هنوز کاملا ساخته نشده‌اند.
- کالاهای آماده: کالاهایی هستند که به مرحله نهایی رسیده‌اند و قابل عرضه به بازار هستند.
- اجناس خریداری شده جهت فروش: این اجناس خریداری شده، بدون هیچ‌گونه تغییری، به طور موقت در انبار نگهداری و پس از مدتی جهت فروش به بازار عرضه می‌شوند.
اهداف و وظایف انبارها
هدف انبارها، نگهداری و عرضه اقلام مورد نیاز سازمان‌هاست. با اجرای دستورالعمل‌های انبارداری، به راحتی می‌توان اهداف انبارها را پوشش داد. چراکه انجام وظایف انبار مطابق با اصول انبارداری، موجب تسریع در انجام امور سازمان و صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها می‌شود. مهمترین وظایف انبارها عبارتند از:
- نگهداری از کالاهای مورد نیاز به شیوه مناسب و برنامه‌ریزی برای آن
- همکاری در تامین کالا و کنترل و دریافت موارد خریداری شده
- نگهداری صحیح و ایمن کالاها و تسریع در تحویل آنها طبق سیستم انبارداری
- به‌کارگیری قوانین و دستوالعمل‌های سازمان در جهت افزایش بهره‌وری مالی و نیروی انسانی
فرآیندها و مراحل انبارداری
فرآیندهای انبارداری مجموعه عملیاتی هستند که در کلیه انبارها از مرحله تحویل کالا تا بستهبندی و صدور (خروج کالا از انبار) انجام می‌شوند. نرم‌افزارهای حرفه‌ای انبارداری، می‌توانند انباردارها را در اجرای این فرآیندها کمک کنند.
پذیرش کالا
صاحبان کالا یا شرکت‌های حمل‌ونقل با توجه به قوانین موجود، برای ورود کالا به انبار مجوزهای مورد نیاز را صادر می‌کنند. این مجوزها، درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوطه است. ورود کالا به انبار، با کنترل نگهبانی صورت میگیرد. سپس کالا وارد محوطه پذیرش می‌شود.
در این محوطه، مسئولین انبار با توجه به اظهارنامه، کالاها را از لحاظ شکل و تعداد کنترل می‌کنند. اگر مغایرتی وجود داشته باشد، صورت جلسه‌ای تنظیم و اطلاعات لازم به مسئولان سازمان ارائه می‌شود. در صورت عدم مغایرت هم کالاها دسته‌بندی شده و به انبار مناسب ارسال می‌شوند. پس از آن هم برای آنها رسید انبار صادر می‌شود.
جاگذاری و جابجایی کالا در انبار
پس از ورود کالا به انبار، با توجه به استانداردهای انبارداری، مکان مناسبی برای ذخیره‌سازی هر کالا در نظر گرفته شده و محل آن در اسناد و سامانه مدیریت انبار ثبت می‌شود. با تکمیل فرآیند تحویل، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی رسید انبار را دریافت می‌کند.
درخواست خروج کالا از انبار
در صورت درخواست برای خروج کالا از انبار، باید مراحل اداری آن انجام شود. در نهایت هم انباردار کالا را از انبار به نقطه تحویل منتقل می‌کند. در این مرحله مجوز خروج کالا از انبار صادر می‌شود. پس از تحویل کالا نیز انباردار رسیدی را دریافت می‌کند که نشان می‌دهد در چه زمان، چه مقدار از کدام کالا و به چه شخص یا واحدی از کارخانه تحویل شده است.
بستهبندی و تحویل کالا
پس از صدور مجوز خروج، کالا بارگیری می‌شود. اگر صاحب کالا درخواست بستهبندی هم داشته باشد، کالاهای مورد نظر پیش از بارگیری و ارسال، بستهبندی خواهند شد. درصورت نیاز، فهرستی از کالاهای بارگیری شده و اطلاعات آن در قالب فاکتور، بارنامه و … تهیه و ارائه می‌شود.
نقش چیدمان در انبارداری
چیدمان یکی از مهمترین اصول انبارداری است که در هنگام جاگذاری و جابجایی کالا مورد توجه قرار میگیرد. برای سازماندهی چیدمان در قفسه‌های انبار، شیوه‌های مختلفی وجود دارد که به نوع انبار و کالای نگهداری شده بستگی دارد. چیدمان در انبار باید طوری باشد که کالا از هر آسیب و صدمه‌ای محفوظ بماند و دسترسی به آن به راحتی و با سرعت انجام شود.
راهکارهای طبقه‌بندی و چیدمان در انبار براساس وزن کالاها، جنس مواد انبار شده، نوع کالا، تاریخ مصرف، محل در انبار براساس بارکد و حروف لاتین خواهد بود. در برخی از انبارها هم چیدمان کالاها به صورت مکانیزه انجام می‌شود. این روش‌ها بسته به نوع کالا و انبار متفاوت است. اما در نهایت باید موجب سرعت و دقت در پروسه انبارداری شود.
شیوه‌های مدرن انبارداری
توسعه و پیشرفت فناوری موجب شده است که فرآیندهای انبار، بسیار متفاوت‌تر از قبل انجام شوند. امروزه نرم‌افزارها جای ثبت داده‌ها به صورت دستی را گرفته‌اند و به لطف پیشرفت در تکنولوژی، فرآیندهای انبارداری هوشمندتر از سابق شده‌اند.
شیوه‌های مدرن انبارداری به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا چالش کمبود کارکنان انبار و خطاهای انسانی برطرف شود. همچنین موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه، کاهش خطاهای پردازش، افزایش بهره‌وری و کارایی و مدیریت بهتر موجودی کالا می‌شوند. تسریع در فرآیند آماده‌سازی سفارش برای ارسال به مشتری و اطمینان از ارسال درست کالاهای سفارش داده شده هم مزیت دیگر بهره گرفتن از شیوه‌های مدرن انبارداری است.
در انبارهای مدرن، حمل‌ونقل کالا هم می‌تواند به صورت دستی (برای موارد و محصولات سبک)، با سیستم‌های نوار نقاله، جک پالت و لیفتراک انجام شود. برای آشنایی با تجهیزات حمل پالت در انبار مقاله مرتبط با آن را توصیه می‌کنیم.
انبارگردانی چیست و چه مراحلی دارد؟
فرآیند انبارگردانی به معنی کنترل فضای انبار از نظر فیزیکی است. در عملیات انبارگردانی، موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مختلف به صورت دستی شمارش می‌شود. سپس مطابقت یا مغایرت موجودی انبار در فرم‌های انبارگردانی با آنچه که در سیستم‌های انبارداری و کاردکس کالا ثبت شده است، بررسی می‌شود.
انبارگردانی از رایج‌ترین شیوه‌های کنترل موجودی انبار در یک بازه زمانی مشخص است. هدف از انبارگردانی نظارت بیشتر و دقیق‌تر بر ثبت ورود و خروج کالا از انبار است. براساس اصول انبارداری، این عملیات باید حداقل یک بار در سال در انبار سازمان‌های کالا محور انجام شود. در زمان انبارگردانی، حضور یک سرپرست در انبار الزامی است.
هدف از انبارگردانی چیست؟
هدف از انبارگردانی، بررسی موجودی کمی و کیفی کالاها و کنترل دارایی و موجودی انبار است و به بررسی موارد زیر می‌پردازد:
- تحویل، نگهداری و توزیع صحیح و سریع کالا
- پیشگیری از ضرر و زیان شرکت‌ها با کمک کنترل و ارزیابی دقیق موجودی انبار و پیشگیری از ازدیاد بیش از اندازه موجودی
- کنترل کمی موجودی انبار و جلوگیری از رشد بیش از حد سرمایه در گردش
- کاهش و تسهیل فرآیندهای حسابداری با صدور قبوض انبار و تسهیل پرداخت مبالغ کالاها
- محاسبه نسبت مبلغ موجودی انبار به نرخ تمام شده
مزایای انبارگردانی
انبارگردانی مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد که از مهمترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- اطمینان از ارقام ثبت شده در صورتحساب‌های مالی
- کاهش خطای انسانی حین بررسی عملکرد حسابدارها و انباردارها
- جداسازی ضایعات و موجودی غیرقابل مصرف
- ایجاد نظم در انبار
- فراهم کردن شرایط دریافت گزارش از موجودی انبار، میزان تولید و میزان مصرف
- جلوگیری از ازدیاد بیش از اندازه کالا در انبار، ضرر و زیان حاصل از فساد کالاهای دارای تاریخ انقضا
- ممانعت از ضرر حاصل از تغییر قیمت‌های اقلام از طریق کنترل موجودی انبار و ثبت سفارش تکراری
مراحل انبارگردانی
ابتدا باید برنامه زمانی دقیق شروع و پایان انبارگردانی را به روز و ساعت معین کرد تا در موعد مقرر، از ورود و خروج کالا جلوگیری شود. سپس باید آنچه که در حین عملیات لازم است از جمله فرم‌ها، ابزار و لوازم شمارش را فراهم کرد. قبل از شروع انبارگردانی، باید سرپرست عملیات و اعضای گروه کنترل، تعیین شوند. گروه‌های شمارش نیز باید مشخص شوند، این افراد باید از قبل برای این فرآیند آموزش دیده باشند.
در انبار هم موجودی‌ها باید به صورت قابل شمارش تفکیک شوند. در این میان شناسایی کالاهای امانی و تفکیک آنها بسیار مهم است. همچنین باید ضایعات و موارد اسقاطی مورد شناسایی و تفکیک قرار بگیرند. به همین ترتیب کالاهای راکد باید قبل از رسیدن زمان مقرر، از بقیه اقلام جدا شوند. لازم است پیش از شروع کار، شماره آخرین سند رسید و حواله انبار ثبت شود.
همچنین بخوانید: حمل و نقل ایمن پالت
پس از فراهم کردن شرایط انبارگردانی، شمارش اقلام توسط سرپرست شمارش و با حضور ناظران انجام می‌شود. در نهایت برگه‌های شمارش شده، به تایید و امضای سرپرست شمارش می‌رسد و یک صورتجلسه از چگونگی انبارگردانی و موارد دارای مغایرت، تهیه می‌شود.
نقش پالت در انبارداری
از آنجایی‌که پالت‌ها به نظم بخشیدن به انبار کمک می‌کنند، در انبارداری و چیدمان هم نقش به‌سزایی دارند. پالت‌ها تعداد زیادی جعبه و کارتن روی خود نگه می‌دارند. گاهی هم کالاهای سنگینی روی آنها قرار داده می‌شود. به این ترتیب جابجایی و انتقال کالاها از مکانی به مکان دیگر، بسیار سریع‌تر، راحت‌تر و ارزان‌تر انجام می‌شود. در نتیجه امروزه انبارداری بدون وجود پالت، غیرقابل تصور است.
پالت‌ها انواع مختلفی دارند. از جمله پالت‌ها می‌توان به پالت‌های چوبی، فلزی، پلاستیکی و پرسی چوبی (پرس‌وود) اشاره کرد. اما لازم است اشاره کنیم در انبارداری مدرن امروزی، استفاده از پالت پرسی به دلیل مزایا و ویژگی‌هایی که دارد، بسیار متداول شده است. برای آشنایی بیشتر با پالت پرسی و برتری‌های آن نسبت به سایر پالت‌ها، این مقاله را بخوانید: 12 ویژگی عالی پالت پرسی چوبی]
تهیه پالت پرسی
شرکت نئوپالت، بزرگترین شرکت تولیدکننده پالت پرسی است که این نوع پالت‌ها را با بهترین کیفیت، به مشتریان خود ارائه می‌کند. به دلیل رعایت استاندادهای بین‌المللی، این پالت‌ها حتی برای ارسال بار به خارج از کشور هم انتخاب بسیار مناسبی هستند. برای خرید پالت پرسی نئوپالت، می‌توانید از طریق وب‌سایت این شرکت، سفارش خود را ثبت کنید.
همچنین اگر درباره پالت پرسی سوالاتی دارید، می‌توانید برای دریافت مشاوره، با همکاران ما ارتباط تلفنی برقرار کنید. در نظر داشته باشید که علاوه بر سفارش پالت‌های استاندارد، اگر نیاز به پالت‌هایی با ابعاد خاص دارید، سفارش شما با ابعاد دلخواه پذیرفته می‌شود. علاوه بر این اگر رنگ‌بندی پالت می‌تواند به چیدمان انبار شما کمک کند، این شرکت می‌تواند برای شما پالت سفارشی با رنگ مورد نظرتان را تولید کند.
منبع: https://www.bluecart.com/blog/warehousing-functions-importance-benefits